A comunicação interna da Unemat constitui um processo
abrangente que tem como objetivo principal articular de forma sistemática e
permanente todos os seus públicos internos, notadamente os definidos nesta
Política de Comunicação como estratégicos.
É preciso considerar que em uma Universidade multicampi como
a Unemat coexiste, internamente, um número significativo de públicos, que
apresentam perfis socioeconômicos e culturais, hábitos de comunicação, demandas
e expectativas distintas.
A comunicação interna contribui para disseminar a cultura
organizacional (missão, visão e valores), para implantar um clima
organizacional saudável e produtivo, para consolidar fluxos informacionais
qualificados e para promover o engajamento e o comprometimento destes públicos
com os objetivos institucionais.
A comunicação interna se materializa pela integração de
diversos canais de relacionamento (intranet, portal, sistema de e-mails,
murais, boletins ou house-organs, mídias sociais etc). A Unemat deve lançar mão
de alguns destes instrumentos, obedecendo às suas características de produção e
recepção, para fazer circular informações de seu interesse e, sobretudo, para
interagir com os seus públicos internos, criando uma autêntica cultura de
comunicação.
A comunicação interna precisa ser dialógica e participativa,
de modo a permitir que os seus públicos internos atuem como protagonistas da
comunicação e não apenas como objeto da comunicação. Isso significa que a comunicação deve ser
feita, essencialmente, com os
públicos internos e não, para os
públicos internos.
A comunicação interna, numa sociedade conectada,
caracterizada pelo uso intensivo das novas tecnologias da informação e da
comunicação, extrapola o ambiente físico da universidade, de tal modo que o
relacionamento da Unemat com os públicos internos e entre os públicos internos
ocorre o tempo todo, interna e externamente à instituição.
De forma contundente, é necessário reconhecer que a
comunicação interna não é atividade exclusiva da estrutura profissionalizada de
comunicação e que ela se potencializa pela participação de todos os públicos
internos, que são, coletivamente, por ela responsáveis. Ela será competente, se
dispuser de fluxos internos, ascendentes, descendentes e mesmo horizontais
(aqueles que vigoram entre as diversas categorias de públicos internos –
alunos, docentes, técnicos, terceirizados, gestores, conselhos e colegiados,
entidades representativas das categorias), que favoreçam a circulação de
informações qualificadas.
Na Unemat, como em todas as organizações públicas e
privadas, há processos específicos de comunicação que não são,
obrigatoriamente, gerenciados pela área de comunicação, como a relação entre
docentes e alunos, entre gestores e seus subordinados ou entre a alta
administração e as diretorias dos diversos campi e os órgãos colegiados.
Na prática, a comunicação interna é responsabilidade de toda
a comunidade unematiana que deve estar sensibilizada para a importância da
excelência em comunicação e atendimento aos públicos interno e externo, com a
incorporação de princípios éticos e morais que garantam a consolidação de
sistemas competentes que preservem a conformidade de normas e procedimentos
internos e de governança. Ela deve estar comprometida com o respeito à
liberdade de expressão e a consolidação da cidadania, a partir da adesão a
valores contemporâneos fundamentais, como a sustentabilidade, os direitos
humanos, a inclusão social e a diversidade em todas as suas dimensões (racial,
de gênero, religiosa, política, entre outros).
A comunicação interna da Unemat não pode se limitar à
comunicação meramente administrativa (que compreende a divulgação de normas,
códigos de conduta, comunicados em geral), mas estar orientada pelo estímulo à
troca de informações e conhecimentos e pela consolidação de vínculos pessoais e
profissionais que promovam a integração dos públicos internos e, portanto, o
trabalho em equipe.
A comunicação interna
deve ser planejada e obedecer a um sistema de gestão de comunicação competente,
que contemple as demandas dos diferentes públicos internos, mas não deve
incorporar formas de controle ou censura que dificultem o seu desenvolvimento.
A comunicação interna não se confunde com o sistema
unilateral de transmissão de informações porque pressupõe, necessariamente, a
interlocução, o diálogo e a existência de mecanismos de interatividade
(feedback). Da mesma forma, ela articula espaços formais e informais de
relacionamento e deve estimular a relação interpessoal ou face-a-face, o que
contribui para o processo de integração, estabelecendo vínculos ou laços para o
incremento e a eficácia do trabalho coletivo.
Diretrizes gerais,
execução localizada
Em função das características espaciais da Unemat, com
estrutura multicampi distribuída pelo estado, é preciso admitir que comunicação
interna da Unemat deva se realizar a partir de duas instâncias: uma delas de
âmbito global, que diz respeito à Universidade como um todo, e outra, de
inspiração local, que diz respeito à comunicação interna a cada campus.
Por isso, a Política de Comunicação traça diretrizes gerais
que devem ser seguidas por todas as unidades da Universidade, mas depende de
iniciativas e de ações locais para a sua execução.
Neste sentido, a Unemat deve dispor de canais de comunicação
que se reportam à sua totalidade e que cobrem a Universidade como um todo
(notícias e informações de interesse de toda a comunidade unematiana) e outros
que atendem a demandas localizadas dos seus públicos internos que se localizam
em cada campus.
Os canais de comunicação que dizem respeito à Universidade
como um todo estarão sob a gestão da Assessoria de Comunicação, que definirá
também as diretrizes a serem observadas para o planejamento e produção dos
canais que atendem às demandas específicas de cada campus. É imperioso, no
entanto, que a identidade visual, os objetivos institucionais gerais, as
diretrizes e posturas estabelecidas pela Política de Comunicação sejam
obedecidas integralmente e por todos.
A criação de canais de comunicação nos diversos campi deve
obedecer a determinados critérios, balizando-se sobretudo pela definição
precisa dos seus objetivos, do seu sistema de produção e da sua identidade editorial
e pela identificação explícita dos responsáveis pela sua gestão e atualização
permanente. Já a criação e adequação de canais para outros setores e instâncias
serão normatizadas em manual específico.
Ficará sob responsabilidade da Assessoria de Comunicação a
disposição de um Cadastro Geral de
Canais Oficiais de Comunicação de modo a permitir a criação de uma
autêntica rede de comunicação para a divulgação de informações geradas pelas
diversas instâncias da Universidade, mas que possam ser de interesse de todos
os públicos internos. Embora não exista impedimento no que diz respeito à
implementação de novos canais internos de comunicação na Unemat, é
indispensável que eles não sejam criados aleatoriamente para evitar desperdício
de esforços e de recursos humanos, financeiros ou tecnológicos.
Todos os canais que integram a rede de comunicação interna
da Unemat devem dispor de mecanismos de interatividade, que favoreçam a
participação direta ou indireta dos públicos internos, permitindo à Unemat
avaliar as percepções, demandas e expectativas dos públicos em relação à sua
atuação.
É importante, também, que Unemat realize, periodicamente,
sondagem junto aos públicos internos para avaliar a eficácia de seus canais de
relacionamento (interesse pelas informações veiculadas, tamanho e perfil da
audiência, nível de participação).
Os públicos internos devem figurar, de forma direta ou
indireta, nos canais de relacionamento, sugerindo pautas, atuando como fontes,
sendo objeto de notícias/reportagens, ou mesmo interagindo, o que acontece,
prioritariamente, nas mídias sociais oficiais. É importante abrir espaço para a
contribuição dos públicos internos e estabelecer estratégias de segmentação dos
conteúdos.
Recomenda-se que os responsáveis pelo planejamento e execução
das atividades de comunicação da Universidade como um todo ou nos campi
estabeleçam uma rede de comunicadores
com o objetivo de trocar informações, conhecimentos e experiências, permitindo
também que iniciativas bem-sucedidas e boas práticas sejam compartilhadas por
todos. Essa condição poderá ser satisfeita pela criação de grupos fechados nas
mídias sociais, sistema de e-mail e realização de eventos periódicos que reúnam
os integrantes desta rede para a apresentação e discussão de questões comuns e
compartilhamento destas experiências.
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