Assessoria de Comunicação

A realização e promoção de eventos

A REALIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS

Os eventos como atividade estratégica

A Unemat promove, ao longo do ano, centenas de eventos destinados a vários fins (consolidação da sua gestão ou de natureza administrativa, divulgação de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão, entrevistas coletivas para a imprensa, para atender a datas comemorativas ou momentos especiais – aniversário da Universidade, formaturas, dentre outras), e a um conjunto diversificado de públicos estratégicos, internos ou externos, e à comunidade de maneira geral.

É fundamental que a Universidade assuma, portanto, os eventos como uma atividade estratégica, tendo em vista que eles significam oportunidades de comunicação e de interação com os seus públicos e com a sociedade.

 

O planejamento dos eventos

Os eventos devem ser planejados de modo a atender aos objetivos institucionais e garantir que, com sua realização adequada, possam contribuir para agregar valor à imagem e à reputação da Unemat.

Este planejamento precisa contemplar, de maneira geral, os três momentos principais da sua realização: a) antes do evento; b) durante o evento e c) posterior ao evento, com atenção especial, em todos eles, à sua comunicação, objetivo principal desta Política de Comunicação.

Antes da realização do evento, é fundamental levar em conta que, para seu sucesso, é necessário que exista um tempo e recursos adequados para a sua organização. Isso significa considerar que a sua divulgação junto aos públicos potencialmente interessados ocorra com tempo suficiente para que esses públicos tomem conhecimento dos detalhes básicos de sua organização (quando e onde serão realizados, programação e procedimentos de inscrição) e possam se mobilizar para sua efetiva participação.

Essa organização inclui prévia divulgação do evento pelos canais de relacionamento da Unemat (portal, murais, sistema de e-mail, mídias sociais) e o atendimento ágil e adequado aos interessados por parte das áreas ou setores responsáveis pelo evento. Em muitos casos, pressupõe confecção de cartazes, convites e mesmo de kits para distribuição aos participantes, com a programação do evento, material institucional e outros itens. 

O planejamento do evento, em todos os casos, deve destacar os objetivos de sua realização, as metas a serem cumpridas e os públicos a serem atingidos, tópicos especiais para a realização efetiva da sua avaliação ao final.

A escolha adequada do local para sua realização (ambientes compatíveis com o tamanho e o perfil da audiência esperada), a confecção de materiais para sua divulgação (identificação no local, a mobilização de recursos técnicos - som, projeção das apresentações dos palestrantes, transmissão on-line, se necessária) representam aspectos que precisam ser considerados neste planejamento.

Na divulgação do evento, antes, durante e após a sua realização, o esforço de comunicação deve considerar sempre a preservação da identidade visual e da gestão da marca Unemat, cuidando para que ela seja projetada da forma adequada, conforme o manual de identidade que explicita as normas para suas inúmeras aplicações.

Todas estas circunstâncias, se levadas em conta, contribuirão para que a segunda etapa – a realização propriamente dita do evento – ocorra de forma adequada. 

No caso de eventos solenes ou mais formais, serão necessárias outras providências, como a obediência a um cerimonial para a apresentação e participação de autoridades, espaço específico e pessoas destinadas à recepção dos participantes e convidados e para a distribuição do material sobre o evento.

Dependendo da importância, da amplitude e da natureza do evento, deve existir uma estrutura básica profissionalizada de comunicação que permita o seu registro e sua divulgação simultânea ou a posteriori. Em muitos casos, a divulgação do evento, durante e após a sua realização, deve contar com a participação efetiva dos diversos canais de relacionamento da Unemat com o objetivo de propiciar a sua adequada divulgação junto às comunidades interna e externa.

Após a realização do evento, é indispensável que se proceda a sua avaliação, tendo em vista os objetivos, as metas e os públicos previstos no seu planejamento inicial. Esta avaliação permite identificar possíveis falhas ocorridas ao longo de todo o processo e contribui para que elas sejam sanadas em eventos posteriores. Da mesma forma, favorece o fortalecimento das virtudes identificadas em sua realização.

Os eventos da Unemat devem estar registrados em um Calendário de Eventos, com a indicação de seu período de realização, para evitar acúmulo ou sobreposição destas atividades em períodos ou datas específicas, o que pode representar fragmentação de esforços, dificuldade de organização ou divulgação e mesmo comprometer a participação dos públicos potencialmente interessados.

Os eventos não devem ser considerados como uma atividade isolada, mas como oportunidades que integram um “mix de comunicação” para dar conta das realizações da Unemat voltadas para o ensino, a pesquisa e a extensão e para o alcance de seus objetivos institucionais e práticas de gestão.

 

O apoio a eventos de terceiros

A Unemat apoia institucionalmente eventos realizados por instituições parceiras, por órgãos, entidades e empresas, e este fato representa uma oportunidade real e relevante para a consolidação da sua imagem e da sua projeção junto à comunidade.

Neste sentido, é imperioso que a Unemat avalie, a priori, as condições dessa participação, buscando evitar que ela ocorra em situações onde possa haver conflitos ou não alinhamento destes eventos com os seus objetivos institucionais, seus valores, sua visão e missão.

A Unemat deve estar empenhada em garantir a exposição adequada de sua marca no material de divulgação dos eventos realizados pelos seus parceiros externos, cuidando para que a sua identidade visual seja sempre obedecida.

 

Gestão descentralizada, mas diretrizes únicas

Dada a sua estrutura descentralizada com câmpus nas diversas regiões do Estado, a gestão dos eventos na Unemat deve ser descentralizada, ou seja, cada câmpus, no caso de eventos locais, deve estar capacitado para a sua realização, ciente de que, como atividade estratégica, o evento, se realizado adequadamente, agrega valor à sua imagem junto aos públicos diretamente envolvidos e à comunidade de maneira geral.

Embora a gestão para esse tipo de eventos seja de responsabilidade de cada câmpus em particular, as diretrizes definidas na Política de Comunicação devem ser obedecidas em todos os casos, com atenção especial ao planejamento antes, durante e após a sua realização.

Os canais locais devem divulgar os eventos, antes, durante e após a sua realização, criando condições para que eles contribuam para reforçar a presença dos câmpus na sua área de atuação e sua identificação com as demandas e expectativas dos públicos estratégicos e da comunidade em que se inserem.

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