A Unemat deve estar empenhada, após a aprovação da sua
Política de Comunicação, em divulgá-la amplamente e colocá-la em prática,
definindo um cronograma a ser seguido, a curto, médio e longo prazos.
É indispensável, no primeiro momento, concentrar esforços no
sentido de tornar conhecidas as diretrizes definidas pela Política de
Comunicação e de deixar explícita a necessidade de que todos os públicos
internos se comprometam com sua rápida e integral aplicação.
Recomenda-se que o documento com as diretrizes que orientam
a Política de Comunicação esteja disponível em sua forma digital no Portal da
Unemat para que possa ser acessado por todos os seus públicos estratégicos,
internos e externos. Se possível, deve ser produzida também uma edição impressa
para distribuição seletiva entre os gestores e representantes dos públicos
estratégicos da Universidade.
A campanha de
lançamento da Política
A Unemat deve promover o lançamento de sua Política de
Comunicação utilizando-se, para esse fim, de um evento institucional, a ser
realizado logo após a sua aprovação pelas instâncias superiores da
Universidade, com a presença de gestores e de representantes dos seus públicos
estratégicos, com atenção especial aos públicos internos.
Ao mesmo tempo, a Universidade deve mobilizar todos os seus
canais oficiais (portal, mídias sociais, sistema de e-mail, dentre outros) e
promover reuniões a serem realizadas nos seus diversos campus para tornar o
documento da Política conhecido local e regionalmente.
Para a campanha de divulgação da Política de Comunicação, a
Unemat deve estabelecer parceria com os públicos internos (estudantes,
servidores, estagiários, bolsistas, dentre outros), subsidiando-os com vídeos,
posts e mesmo com informações, que poderão ser por eles compartilhados junto à
sua rede de relacionamento.
É importante que a Unemat promova, também, esta divulgação
externamente, particularmente junto ao segmento das universidades (públicas e
privadas) e ao mercado profissional de comunicação.
Por se tratar de um instrumento estratégico de gestão, ainda
não contemplado pela maioria das instituições públicas e privadas brasileiras,
a elaboração e implementação de uma Política de Comunicação são percebidas como
iniciativas pioneiras, e esta condição deve ser utilizada para projetar a
Unemat dentre as instituições educacionais do nosso país, em particular na
região Centro-Oeste.
Sugere-se a realização de um evento virtual no qual a Unemat
relate a sua experiência no desenvolvimento da Política de Comunicação, com a
presença de representantes de sua estrutura de comunicação e de convidados
(profissionais do mercado, professores e profissionais de comunicação e mesmo
de outras instituições que vivenciaram esse mesmo processo). A divulgação junto
à imprensa e os jornalistas que cobrem a área de educação, ciência e
tecnologia, dentre outras, na Capital e nas diversas regiões em que se situam a
Reitoria e os seus campus, no interior do Estado, deve merecer também atenção
especial neste momento, mesmo porque a Política de Comunicação incorpora
diretrizes e compromissos para o incremento do relacionamento com a mídia, o
que, de pronto, já sinaliza para uma pauta interessante a ser desenvolvida pela
imprensa, em especial os veículos locais, regionais e estaduais.
A gestão do processo
de implementação da Política
Como indicado no capítulo sobre A gestão da comunicação da
Unemat, deverá ser constituída uma Comissão para gerenciar o processo de
implementação da Política de Comunicação.
Essa Comissão, que poderá ser integrada pelos mesmos
profissionais que compuseram a Comissão de Comunicação de implementação da
Política de Comunicação, com as devidas complementações e mudanças, terá como
função acompanhar a implementação da Política e dirimir eventuais dúvidas por
parte dos públicos internos visando à sua adequada e pronta aplicação.
Recomenda-se que esta Comissão não apenas se reúna periodicamente,
de forma presencial, mas organize um grupo fechado, constituído pelos seus
integrantes, em uma plataforma virtual ou a partir de outras alternativas
(sistema de e-mail, por exemplo), para a troca contínua de informações e
experiências e a definição de providências para implementar as diretrizes da
Política.
A elaboração dos
produtos da Política de Comunicação
A implementação da Política de Comunicação prevê a
elaboração de alguns produtos (guias, manuais, diagnósticos e auditorias,
dentre outros) que complementam e detalham as diretrizes inseridas no documento
que a consolida.
Para elaborar estes guias, manuais e outros produtos de
comunicação, a Unemat deve estabelecer um cronograma que leve em conta as
prioridades da área recorrendo, quando possível e necessário, a profissionais e
assessorias externas, especialmente quando ficar evidente que eles não poderão
ser produzidos, em tempo adequado, pela própria estrutura de comunicação.
O protagonismo dos
gestores
Os gestores da Unemat podem contribuir, decisivamente, para
o sucesso da implementação da Política de Comunicação, seja pela divulgação
junto aos públicos internos que estão vinculados à sua área de atuação, seja
pelo compromisso e vigilância em relação à sua aplicação.
Neste sentido, a participação dos gestores dos diversos
campus da Unemat é fundamental porque, em função de sua liderança e
protagonismo, eles podem conferir legitimidade à Política de Comunicação e
conscientizar os públicos internos da necessidade estratégica de tornar efetivas
as suas diretrizes.
A Comissão a ser constituída pela Unemat para a
implementação da Política de Comunicação deverá elaborar, periodicamente,
relatórios ou informes e encaminhá-los aos gestores, dando conta do andamento
do processo, bem como recorrer a eles, caso existam decisões, que estejam no
seu âmbito de atuação, e que possam contribuir para sua rápida e precisa
implementação.
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