Os eventos como
atividade estratégica
A Unemat promove, ao longo do ano, centenas de eventos
destinados a vários fins (consolidação da sua gestão ou de natureza
administrativa, divulgação de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão,
entrevistas coletivas para a imprensa, para atender a datas comemorativas ou
momentos especiais – aniversário da Universidade, formaturas, dentre outras), e
a um conjunto diversificado de públicos estratégicos, internos ou externos, e à
comunidade de maneira geral.
É fundamental que a Universidade assuma, portanto, os
eventos como uma atividade estratégica, tendo em vista que eles significam
oportunidades de comunicação e de interação com os seus públicos e com a
sociedade.
O planejamento dos
eventos
Os eventos devem ser planejados de modo a atender aos
objetivos institucionais e garantir que, com sua realização adequada, possam
contribuir para agregar valor à imagem e à reputação da Unemat.
Este planejamento precisa contemplar, de maneira geral, os
três momentos principais da sua realização: a) antes do evento; b) durante o
evento e c) posterior ao evento, com atenção especial, em todos eles, à sua
comunicação, objetivo principal desta Política de Comunicação.
Antes da realização do evento, é fundamental levar em conta
que, para seu sucesso, é necessário que exista um tempo e recursos adequados
para a sua organização. Isso significa considerar que a sua divulgação junto
aos públicos potencialmente interessados ocorra com tempo suficiente para que
esses públicos tomem conhecimento dos detalhes básicos de sua organização
(quando e onde serão realizados, programação e procedimentos de inscrição) e
possam se mobilizar para sua efetiva participação.
Essa organização inclui prévia divulgação do evento pelos
canais de relacionamento da Unemat (portal, murais, sistema de e-mail, mídias
sociais) e o atendimento ágil e adequado aos interessados por parte das áreas
ou setores responsáveis pelo evento. Em muitos casos, pressupõe confecção de
cartazes, convites e mesmo de kits para distribuição aos participantes, com a
programação do evento, material institucional e outros itens.
O planejamento do evento, em todos os casos, deve destacar
os objetivos de sua realização, as metas a serem cumpridas e os públicos a
serem atingidos, tópicos especiais para a realização efetiva da sua avaliação
ao final.
A escolha adequada do local para sua realização (ambientes
compatíveis com o tamanho e o perfil da audiência esperada), a confecção de
materiais para sua divulgação (identificação no local, a mobilização de
recursos técnicos - som, projeção das apresentações dos palestrantes,
transmissão on-line, se necessária) representam aspectos que precisam ser
considerados neste planejamento.
Na divulgação do evento, antes, durante e após a sua
realização, o esforço de comunicação deve considerar sempre a preservação da
identidade visual e da gestão da marca Unemat, cuidando para que ela seja
projetada da forma adequada, conforme o manual de identidade que explicita as
normas para suas inúmeras aplicações.
Todas estas circunstâncias, se levadas em conta,
contribuirão para que a segunda etapa – a realização propriamente dita do
evento – ocorra de forma adequada.
No caso de eventos solenes ou mais formais, serão
necessárias outras providências, como a obediência a um cerimonial para a
apresentação e participação de autoridades, espaço específico e pessoas
destinadas à recepção dos participantes e convidados e para a distribuição do
material sobre o evento.
Dependendo da importância, da amplitude e da natureza do
evento, deve existir uma estrutura básica profissionalizada de comunicação que
permita o seu registro e sua divulgação simultânea ou a posteriori. Em muitos
casos, a divulgação do evento, durante e após a sua realização, deve contar com
a participação efetiva dos diversos canais de relacionamento da Unemat com o
objetivo de propiciar a sua adequada divulgação junto às comunidades interna e
externa.
Após a realização do evento, é indispensável que se proceda
a sua avaliação, tendo em vista os objetivos, as metas e os públicos previstos
no seu planejamento inicial. Esta avaliação permite identificar possíveis
falhas ocorridas ao longo de todo o processo e contribui para que elas sejam
sanadas em eventos posteriores. Da mesma forma, favorece o fortalecimento das
virtudes identificadas em sua realização.
Os eventos da Unemat devem estar registrados em um Calendário de Eventos, com a indicação
de seu período de realização, para evitar acúmulo ou sobreposição destas
atividades em períodos ou datas específicas, o que pode representar
fragmentação de esforços, dificuldade de organização ou divulgação e mesmo
comprometer a participação dos públicos potencialmente interessados.
Os eventos não devem ser considerados como uma atividade
isolada, mas como oportunidades que integram um “mix de comunicação” para dar
conta das realizações da Unemat voltadas para o ensino, a pesquisa e a extensão
e para o alcance de seus objetivos institucionais e práticas de gestão.
O apoio a eventos de
terceiros
A Unemat apoia institucionalmente eventos realizados por
instituições parceiras, por órgãos, entidades e empresas, e este fato
representa uma oportunidade real e relevante para a consolidação da sua imagem
e da sua projeção junto à comunidade.
Neste sentido, é imperioso que a Unemat avalie, a priori, as
condições dessa participação, buscando evitar que ela ocorra em situações onde
possa haver conflitos ou não alinhamento destes eventos com os seus objetivos
institucionais, seus valores, sua visão e missão.
A Unemat deve estar empenhada em garantir a exposição
adequada de sua marca no material de divulgação dos eventos realizados pelos
seus parceiros externos, cuidando para que a sua identidade visual seja sempre
obedecida.
Gestão
descentralizada, mas diretrizes únicas
Dada a sua estrutura descentralizada com câmpus nas diversas
regiões do Estado, a gestão dos eventos na Unemat deve ser descentralizada, ou
seja, cada câmpus, no caso de eventos locais, deve estar capacitado para a sua
realização, ciente de que, como atividade estratégica, o evento, se realizado
adequadamente, agrega valor à sua imagem junto aos públicos diretamente
envolvidos e à comunidade de maneira geral.
Embora a gestão para esse tipo de eventos seja de
responsabilidade de cada câmpus em particular, as diretrizes definidas na
Política de Comunicação devem ser obedecidas em todos os casos, com atenção
especial ao planejamento antes, durante e após a sua realização.
Os canais locais devem divulgar os eventos, antes, durante e
após a sua realização, criando condições para que eles contribuam para reforçar
a presença dos câmpus na sua área de atuação e sua identificação com as
demandas e expectativas dos públicos estratégicos e da comunidade em que se
inserem.
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